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Secrétaire assistant immobilier

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Le métier

Les métiers du secrétariat et de l’assistanat emploient plus de 600 000 personnes dont plus de 165 000 secrétaires de direction. Aujourd’hui on parle davantage d’assistante que de secrétaire. Ce sont des métiers fortement féminisés : 98 % des secrétaires et 96 % de secrétaires de direction sont des femmes. 14 % des secrétaires seulement ont moins de 30 ans. Le temps partiel est fréquent (33%) mais les emplois sont stables : 93 % des secrétaires sont en CDI.

C'est la vitrine de l'agence. Sa disponibilité et son efficacité donnent ou non une bonne image de la société. Le secrétaire assistante immobilier fait le lien entre les clients, les agents immobiliers et le directeur d'agence. Il est la clef d’entrée pour toute accession.
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Que fait-il concrètement ?

Le/la secrétaire assistant/e immobilier assure l'accueil et le conseil de premier niveau auprès de la clientèle, en face à face ou au téléphone. Il/elle facilite le travail du responsable ou de l'équipe, en coordonnant diverses opérations : il/elle prépare les dossiers administratifs des transactions, de location ou de syndic de copropriétés et en assure le suivi, ce qui nécessite une bonne connaissance des procédures en vigueur et une grande rigueur. Il/elle tient compte des réglementations applicables au secteur de l'immobilier et de leurs modifications et s'adapte aux évolutions technologiques liées à son métier.

Garant/e de la confidentialité des informations personnelles et administratives portées à sa connaissance, il/elle se doit de respecter la vie privée de la clientèle.

En agence immobilière, il/elle s'occupe de la communication et de la publicité (préparation des annonces, mise en place de l'affichage en vitrine, suivi du site Internet, etc.). En gestion locative ou en syndic, il/elle est amené/e à suivre les éléments budgétaires liés aux décomptes de charges et à assurer les relances de règlements des loyers, jusqu'à la mise au contentieux. Son champ de responsabilité est fonction de la délégation qui lui est accordée par sa hiérarchie. Cependant, il/elle n'intervient pas au niveau décisionnel.

Dans certaines structures et selon l'emplacement géographique, l'usage d'une langue étrangère peut être nécessaire. Il/elle utilise couramment les outils bureautiques et les technologies de communication, ainsi que les logiciels spécifiques à l'activité.

Aptitudes souhaitées : capacités d'adaptation et d'organisation, rigueur, aisance à l'écrit et à l'oral, capacités relationnelles (écoute, sens du contact et de la relation client)

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