Les missions
1. Accueil
• Accueil physique et téléphonique : Recevoir les visiteurs, clients, usagers ou partenaires, répondre au standard téléphonique, filtrer et orienter les appels.
• Information et orientation : Renseigner le public sur les services de la structure, répondre aux demandes courantes et transférer les interlocuteurs vers les bons services.
• Gestion des situations délicates : Accueillir et écouter avec diplomatie des interlocuteurs parfois mécontents ou impatients, et désamorcer les conflits de premier niveau.
2. La gestion administrative et le suivi (Back-office)
• Traitement des dossiers : Constituer, vérifier la conformité, mettre à jour et classer des dossiers administratifs (physiques et numériques).
• Gestion du courrier et des flux d'informations : Réceptionner, trier, rédiger et envoyer les courriers, e-mails et documents professionnels (comptes rendus, notes, tableaux de suivi).
• Gestion des plannings et agendas : Organiser les rendez-vous, réserver les salles de réunion et coordonner les agendas partagés.
• Suivi opérationnel et réclamations : Suivre les commandes ou les demandes, effectuer des relances et traiter les réclamations de premier niveau selon les procédures de l'entreprise.
• Utilisation d'outils numériques : Manier quotidiennement des logiciels bureautiques (Pack Office), des agendas, des messageries, ainsi que des outils de gestion intégrés type CRM, ERP ou GED (Gestion Électronique des Documents).
Ce métier s'exerce dans des environnements très variés : entreprises privées, collectivités territoriales, associations, établissements scolaires ...
Le profil recherché
• Excellente présentation et élocution : Représenter l'image de marque de la structure auprès des visiteurs.
• Sens du service et diplomatie : Faire preuve d'écoute, d'empathie et de courtoisie en toutes circonstances.
• Gestion du stress et maîtrise de soi : Rester calme, efficace et professionnel face à un flux important ou des interlocuteurs difficiles.
• Discrétion absolue : Respecter la confidentialité des informations traitées et le secret professionnel.
• Réactivité et adaptabilité : Passer rapidement d'une tâche d'accueil à un dossier administratif complexe sans perdre le fil.
Descriptif de l'offre
Poste basé à Bourguébus (14540)
- 1 semaine de formation par mois en centre Afpa de Caen
- 3 semaines en entreprise
Durée du contrat : 12 mois
Validation du titre professionnel de niveau 4 - (Bac) - Chargé d'accueil et de gestion administrative
La formation associée
La formation :
Chargé d'accueil et de gestion administrative - Contrat en alternance
Région :
Centre de formation :
Centre d'Ifs