Les missions
ACCUEIL TELEPHONIQUE
- Gestion des appels entrants et orientation des interlocuteurs selon les besoins.
GESTION DES DOSSIERS
- Traitement complet des dossiers d’inscription (sur Filiz ou en version papier
exceptionnellemnt)
- Inscription sur Moodle
- Traitement dans le logiciel GALIA (Conventions)
- Suivi auprès des employeurs et accompagnement dans les démarches
- Traitement des inconformités de dossier avec OPCO EP
- Traitement des conventions de la formation continue
GESTION DES DOSSIERS SPECIFIQUE
- Gestion et traitement des avenants/ redoublement/reprise/rupture
- Création des dossiers spé (convention, planning)
- Transmission et suivi avec l’OPCO EP
- Traitement des refus de dossiers
SUIVI DES PRISES EN CHARGES
- Vérification mensuelle des prises en charge (Apprentissage + Pro)
- Relances (téléphonique et mails) et suivi auprès des employeurs
SUIVI DES FINS DE FORMATION, FIN DE CONTRAT ET RUPTURES :
- Identifier les ruptures et transmettre au Service Facturation
- Envoi du questionnaire de rupture
- Rechercher la cause et notification sur Galia
- Adresser à chaque stagiaire sortant son suivi pédagogique et son attestation de fin de
formation
SUIVI DES DIPLOMES : MISSION ANNEXE (1x / mois)
- Création des PV
- Gestion interne :
- Assurer la continuité de service (remplacement ponctuel sur des missions)
- Complément de missions :
- la mise en œuvre des procédures internes (process scolarité, ruptures, etc.)
- la participation à la gestion des formations à distance (FOAD)
- la mise à jour des effectifs dans le global
- le traitement des opérations administratives courantes, notamment la gestion des
chèques et remises bancaires
- Surveillance des examens
- Mise à jour des conventions de formation
- répondre aux appel : standard téléphonique et téléphone pro
- Gestion des premiers équipements :
- Traiter les avenants et le déposer à l’OPCO
- Transmettre le premier équipement au stagiaire en question contre signature
Le profil recherché
- Aisance relationnelle et bonne élocution
- Connaissance de l’organisation de la formation
(pré-requis, modalités, validité des contrats
alternance)
- Sens de l’organisation, rigueur administrative.
- Maîtrise de outils informatiques.
- Discrétion, respect du secret professionnel
Descriptif de l'offre
Formation au centre Afpa de Balma
La formation associée
La formation :
Chargé d'accueil et de gestion administrative - Contrat en alternance
Région :
Midi-Pyrénées
Centre de formation :
Centre de Toulouse Balma