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Employé administratif et d'accueil

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Le métier

Les métiers du secrétariat et de l'assistanat emploient plus de 600 000 personnes dont plus de 165 000 secrétaires de direction. Aujourd'hui, on parle davantage d'assistante que de secrétaire. Ce sont des métiers fortement féminisés : 98% des secrétaires sont des femmes. 14 % des secrétaires ont moins de 30 ans. Le temps partiel est fréquent (33%) mais les emplois sont stables : 93% des secrétaires sont en CDI.
L'employé administratif et d’accueil est souvent perçu un comme un gratte-papier.S’il est vrai que la retranscription, la mise en forme, la saisie de documents professionnels occupent une part importante de son travail, l’employé administratif et d’accueil contrôle aussi les données chiffrés et oriente, renseigne in visu ou au téléphone.
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Que fait-il concrètement ?

L'employé/e administratif/ve et d'accueil exerce un ensemble de tâches administratives à caractère technique, organisationnel et relationnel dans le cadre du fonctionnement courant d'une organisation. L'employé/e retranscrit, complète et met en forme des écrits et documents professionnels. Il/elle saisit, contrôle et actualise tout type de données, chiffrées ou non. Il/elle accueille les visiteurs, les oriente, les renseigne ou prend les messages. Il/elle assure des travaux de reprographie et de numérisation des documents, participe au classement et à l'archivage physique et numérique pour la conservation et la traçabilité des informations.

L'emploi s'exerce au sein d'un service ou à un poste d'accueil. Il nécessite une utilisation fréquente des outils bureautiques et de communication, ainsi que des progiciels professionnels.

Cet emploi est sous la responsabilité directe d'un supérieur hiérarchique qui lui indique les priorités et les délais de réalisation des travaux à effectuer.

Aptitudes souhaitées : Bonne présentation, facilités dans l'expression orale et écrite, capacités relationnelles (écoute, sens du contact et du dialogue, discrétion), méthode et sens de l'organisation. Dans des PME et TPE, une certaine autonomie est requise.

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