Assistant / assistante de direction

Assistant / assistante de direction - 21/04/2011

« C'est un métier qui s'ouvre de plus en plus aux hommes », Catherine De-Guglielmi, 50 ans, formatrice au campus de Créteil.

L'assistante de direction n'est plus une petite main, une simple exécutante, affirme Catherine De-Guglielmi.

Une évolution qu'elle a pu percevoir au fil des 20 années passées comme formatrice en secrétariat et secrétariat bilingue. Gestion des activités quotidiennes et des ressources matérielles, traitement de l'information, communication interne et externe, maintien de l'image de l'entreprise… ses activités se sont enrichies.

Faire l'interface entre les services et la Direction

Elle est considérée comme une vraie adjointe voire comme le bras droit du manager avec lequel elle travaille en étroite collaboration. Elle doit faciliter son quotidien ce qui suppose de travailler toujours dans l'urgence et de savoir gérer les pics d'activité.

Autonomie, sens des responsabilités et des initiatives, organisation, discrétion, disponibilité et bonne présentation sont les qualités attendues d'une assistante de direction. La maîtrise de l'orthographe est également un point essentiel. Une bonne orthographe est un critère de recrutement. Une assistante doit corriger les fautes d'orthographe que ses patrons peuvent s'autoriser et pas elle.

9 mois en entreprise virtuelle

La formation s'adresse à des personnes ayant déjà 2 ans d'expérience dans le secrétariat. Plus qu'une formation, c'est une montée en compétences.

Via une entreprise virtuelle, les stagiaires dont la moyenne d'âge tourne autour de 35/40 ans sont mis en situation professionnelle. Accueil en face à face et téléphonique, rédaction en français et en anglais de compte-rendu, gestion des mails, organisation de voyage d'affaire… à la fin de chaque session, Catherine De-Guglielmi juge si le travail est exploitable ou pas au sein d'une entreprise.

La formation comprend également un stage en entreprise de 4 semaines. Après un temps d'observation nécessaire, les stagiaires travaillent en binôme avec l'assistante en poste puis en autonomie. Quelquefois, ils sont amenés à faire des remplacements. C'est une véritable expérience qui peut déboucher sur des propositions d'embauche.

La formation, et après ?

Les offres de postes d'assistant de direction sont nombreuses. Certains stagiaires se voient proposer des postes avant la fin de leur formation, indique Catherine De-Guglielmi. Au sein d'une petite entreprise, l'assistante se doit d'être polyvalente ; dans une plus grande structure les assistantes se spécialisent (RH, juridique, commercial…).

Après quelques années d'expérience, une assistante peut se spécialiser ou évoluer vers un poste d'encadrement après un complément de formation.